Kritik an Lieferantenqualität formulieren ohne dass sie 'Gesicht verlieren'

Ich bin Einkäufer für ein kleines Startup und habe wiederholt leichte Qualitätsabweichungen bei einem Lieferanten in Zhejiang. Wie spreche ich solche Mängel konkret und konstruktiv an (Beispielsätze), welches Timing — direkt per Foto/Email oder erst im nächsten Werksbesuch — hat euch am besten funktioniert und wann eskaliert ihr mit formellem Report?